Dans le paysage des achats d’entreprises, le poste des déplacements professionnels représente fréquemment le deuxième ou troisième poste de dépenses de fonctionnement. Pourtant, les structures de taille intermédiaire et les PME ont historiquement souffert d’un déficit d’attention de la part des grands acteurs du secteur. Face à ce constat opérationnel, des initiatives spécialisées ont vu le jour pour structurer une offre réellement calibrée pour ce segment d’acheteurs.
Une réponse aux contraintes budgétaires des PME
Pendant de nombreuses années, les agences de voyages d’affaires (TMC pour Travel Management Companies) ont principalement orienté leurs grilles tarifaires, leurs technologies de réservation et leur accompagnement vers les grands comptes aux volumes d’achats massifs. Pour les structures dont le budget annuel de déplacement se situe sous le seuil des 250 000 euros, l’accès à des conditions tarifaires préférentielles et à un reporting analytique détaillé restait limité.
C’est précisément sur ce créneau que s’est positionnée Avexia Voyages lors de son lancement. Fondée sous la direction de Christophe Derumez, ancien responsable commercial d’American Express Voyages, l’entité a fait le choix stratégique de s’adosser au réseau de partenaires d’American Express tout en concevant un modèle opérationnel spécifiquement dédié aux petites et moyennes organisations. Cette approche a concrétisé une tendance de fond : les PME/PMI ont désormais leur agence de voyages d’affaires capable de négocier des accords globaux tout en conservant une grande flexibilité d’exécution.
Le maillage régional au service de la relation client
L’un des freins majeurs rencontrés par les acheteurs et dirigeants de PME lors de l’externalisation de leurs réservations réside dans la déshumanisation des plateformes de support. Pour y remédier, le déploiement opérationnel d’Avexia Voyages s’est appuyé sur une force de 150 collaborateurs répartis à travers onze plateaux régionaux. Des implantations à Lille, Caen, Cholet, Poitiers, Libourne, Montpellier, Saint-Étienne, Chambéry, Villefranche, Metz et Saint-Denis ont permis de maintenir un contact de terrain direct avec les entreprises locales.
Cette proximité géographique favorise une meilleure compréhension des contraintes sectorielles et des habitudes de déplacement propres à chaque tissu économique régional. Pour le responsable des achats ou le gestionnaire administratif, disposer d’interlocuteurs dédiés évite les écueils des centres d’appels délocalisés et fluidifie la gestion des aléas de transport au quotidien.
Optimisation des coûts et gouvernance des déplacements
Confier la gestion de ses voyages d’affaires à une agence dédiée n’est pas uniquement une démarche de confort logistique : il s’agit d’un levier central pour rationaliser les dépenses indirectes. Dans le cadre d’un audit sur les frais professionnels : les clés de l’optimisation reposent sur la consolidation des données d’achat, la suppression des réservations hors canaux autorisés et la négociation de tarifs hôteliers et ferroviaires adaptés.
L’intégration d’un partenaire spécialisé permet également d’instaurer des mécanismes d’approbation clairs. Le respect de la politique voyages devient alors plus simple à faire appliquer en interne, grâce à des outils de commande en ligne paramétrés selon les plafonds de dépenses définis par la direction financière. Pour les acheteurs de PME, cette organisation assure à la fois la conformité des réservations et une visibilité budgétaire indispensable pour piloter efficacement la performance des achats hors production.
