La gestion des déplacements et des frais professionnels représente souvent un casse-tête administratif majeur pour les entreprises multisites. Face à la multiplication des justificatifs papier, aux délais d’approbation et aux risques d’erreurs de saisie, le groupe Devanlay, acteur historique de la confection textile, a fait le choix de moderniser l’ensemble de sa chaîne de traitement en déployant la solution Ulysse Travel & Expenses (T&E), conçue par l’éditeur Etap-on-line.
Une transition progressive pour sécuriser l’adhésion interne
Plutôt que d’imposer un basculement brutal à l’ensemble de ses structures, la direction financière et le contrôle de gestion de Devanlay ont opté pour une approche par étapes. Durant une année complète, un groupe pilote composé d’une cinquantaine de salariés a testé la plateforme web au quotidien. Ce galop d’essai a permis d’éprouver les fonctionnalités de l’outil, d’ajuster les circuits d’approbation et de valider l’ergonomie générale du système.
Les résultats s’étant révélés très probants, l’entreprise a logiquement décidé d’élargir le périmètre à l’ensemble de ses filiales françaises, couvrant ainsi un bassin d’environ 500 collaborateurs nomades ou réguliers. Alors que l’automatisation des notes de frais se heurte souvent à des résistances au changement au sein des organisations traditionnelles, cette méthode de déploiement graduée a garanti une appropriation fluide par les utilisateurs finaux.
Renforcer la gouvernance et le respect de la politique de dépenses
Le principal bénéfice constaté sur le terrain réside dans la transparence retrouvée sur les engagements de dépenses. Chaque collaborateur accède directement en ligne au suivi de ses demandes de remboursement, visualisant en temps réel les montants en cours de traitement et l’historique de ses déclarations passées.
Côté encadrement, la chaîne managériale dispose d’une visibilité exhaustive sur les justificatifs soumis à validation. Le système applique automatiquement les règles de la politique voyage interne (Travel Policy) : barèmes kilométriques, plafonds par type d’hébergement ou de restauration. Les managers peuvent ainsi motiver un refus ou solliciter des explications complémentaires avant tout engagement de règlement. Pour les achats indirects, cette rigueur opérationnelle prévient les dérives budgétaires et le non-respect des accords-cadres négociés, notamment dans le cadre de réservations hôtelières ou de solutions de location de véhicules pour les collaborateurs.
Automatisation comptable et leviers d’analyse analytique
Au-delà de la relation salarié-manager, l’intégration applicative constitue un levier d’efficacité considérable pour les services comptables. Les données collectées via la plateforme sont transmises sans intervention manuelle vers l’environnement comptable de l’entreprise. Cette continuité numérique évite la double saisie des écritures, réduit drastiquement les délais de clôture mensuelle et supprime le risque d’omission de TVA récupérable.
L’interconnexion fluide avec le progiciel de gestion intégré rappelle l’importance de maîtriser l’architecture de ses flux d’informations, un sujet central décrypté dans notre dossier sur l’ERP et son mode d’emploi. Chez Devanlay, cette liaison technique s’est traduite par la génération instantanée de tableaux de bord analytiques.
Des indicateurs précis pour piloter les achats hors-production
La centralisation des données offre aux acheteurs et aux contrôleurs de gestion des leviers d’arbitrage jusqu’alors indisponibles :
- Ventilation sectorielle des coûts : identification précise des charges de déplacement par service, par projet ou par centre de profit.
- Analyse des coûts unitaires moyens : mesure du prix moyen d’une nuitée hôtelière ou d’un trajet selon les destinations et les saisons.
- Préparation des négociations fournisseurs : consolidation des volumes réellement consommés pour renégocier les grilles tarifaires auprès des chaînes hôtelières et des voyagistes.
En modernisant ce processus opérationnel, Devanlay démontre que la dématérialisation des notes de frais dépasse largement le simple confort administratif : elle constitue un outil stratégique d’aide à la décision pour maîtriser les coûts indirects.
