Dans de nombreuses structures, les dépenses liées à l’environnement d’impression et au traitement documentaire constituent une ligne budgétaire diffuse, fragmentée entre achats de consommables, contrats de location financière et prestations de maintenance. Au même titre que l’optimisation des coûts télécoms, la maîtrise de cette catégorie d’achats indirects exige une remise à plat complète des pratiques d’approvisionnement et des usages internes.
1. Réaliser un inventaire précis et cartographier les volumes
Toute initiative d’optimisation commence impérativement par une photographie exhaustive de l’existant. Dans bien des cas, la direction des achats se heurte à une prolifération d’équipements hétérogènes : imprimantes individuelles jet d’encre acquises hors catalogue, copieurs multifonctions surdimensionnés et contrats de leasing souscrits à des dates disparates sans vision consolidée.
L’audit technique et financier doit inventorier l’ensemble des machines, identifier les taux d’engagement restants et analyser la volumétrie réelle de pages produites par service. Ce diagnostic permet de calculer le coût total de possession (Total Cost of Ownership, TCO), qui intègre non seulement le loyer matériel et le coût unitaire à la page, mais aussi le coût caché de l’électricité, du papier et de l’assistance informatique interne. À l’instar des démarches menées pour maîtriser ses coûts énergétiques, l’évaluation de la consommation des matériels en veille s’avère un axe non négligeable de rationalisation.
2. Basculer vers un modèle de services d’impression managés (MPS)
Le modèle historique fondé sur l’achat de machines et de cartouches au fil de l’eau est désormais obsolète. La bonne pratique achat consiste à regrouper l’ensemble de la flotte sous un contrat unique de services d’impression managés (Managed Print Services ou MPS). Ce type d’accord-cadre présente plusieurs bénéfices stratégiques :
- La fin des engagements de volume rigides : Les contrats prévoyant des forfaits de pages fixes génèrent systématiquement des pénalités financières en cas de dépassement ou, à l’inverse, une surfacturation de pages non consommées. Un tarif strict au réel consommé garantit une corrélation directe entre activité et dépense.
- La mutualisation du matériel : Le ratio recommandé en entreprise moderne oscille généralement entre un multifonction pour dix à quinze collaborateurs, éliminant ainsi les périphériques individuels coûteux en cartouches.
- Le réapprovisionnement automatisé : Les imprimantes connectées déclenchent elles-mêmes les commandes de toner selon leur niveau d’encre résiduel, supprimant le surstockage inutile dans les placards.
Pour assurer le succès d’un tel dispositif sur la durée, il est indispensable de définir des indicateurs de qualité de service pour optimiser la relation fournisseurs, notamment sur les délais de résolution d’incidents (GTR) et la disponibilité opérationnelle des copieurs.
3. Instaurer une politique d’impression responsable et pilotée
Renégocier les conditions commerciales avec les constructeurs et mainteneurs ne résout qu’une partie de l’équation. Si les comportements d’utilisation ne sont pas encadrés, les volumes ont tendance à croître de manière incontrôlée. Le déploiement d’un logiciel de gestion des flux d’impression permet d’appliquer des règles simples mais extrêmement efficaces :
- Paramétrage systématique des pilotes d’impression en noir et blanc et recto verso par défaut.
- Blocage des impressions couleur pour les courriels et documents de travail internes non destinés à l’extérieur.
- Mise en place de l’authentification par badge ou code PIN pour débloquer les travaux (fonction dite « Follow-Me »). Ce système supprime immédiatement les documents imprimés et oubliés dans les bacs de sortie, qui représentent souvent jusqu’à 15 % du gaspillage total de papier.
4. La dématérialisation : l’ultime levier de réduction des flux physiques
Au-delà du simple ajustement du parc d’imprimantes, la transformation des processus métiers offre des gains de productivité et des économies structurelles durables. Le remplacement des formulaires papier par des workflows numériques s’inscrit dans la même logique que l’automatisation des notes de frais : réduction des temps de saisie, sécurisation de l’information et suppression des coûts d’archivage physique.
L’intégration d’un outil de Gestion Électronique de Documents (GED) couplé à la signature électronique évite l’impression des contrats, bons de commande et factures. Cependant, cette démarche exige une coordination étroite entre les achats, la direction des systèmes d’information et les directions utilisatrices afin de choisir une solution interopérable et d’accompagner sereinement le changement d’habitudes auprès des salariés.
